会计司:企业会计信息化工作规范解读
2014-01-11 10:46:48   来源：财政部   评论：0 点击：

　　第十三条 会计软件应当具有会计资料归档功能，提供导出会计档案的接口，在会计档案存储格式、元数据采集、真实性与完整性保障方面，符合国家有关电子文件归档与电子档案管理的要求。

　　国内外经验表明，由于技术进步，电子会计资料依赖原生软硬件系统有可能由于升级换代而造成在一定时期之后不可读。这就决定了电子会计资料应离开原生信息系统进行归档保存。电子会计资料归档功能应是会计管理软件的一项重要功能。值得澄清的是，因系统运维需要而通过备份系统进行的备份，无论是在线的还是离线，都不是真正意义上的归档保存。

　　归档应是对电子会计资料进行鉴别、整理加工和移送档案管理职能部门进行保存的过程。归档时，首先要进行鉴定，区分需归档和不需归档的部分，去除不需归档数据和冗余数据，对准备归档电子会计资料鉴定其真实性、完整性和有效性，并按重要程度区分保管期限，组成保管单位。在这个过程中，需将归档的电子会计资料转换成符合归档要求的存储格式，与其元数据一起按要求封装打包，从会计信息系统中导出，传送至档案管理信息系统或归档指定的存储位置，然后对已完成归档的会计资料进行标记，以防止重复归档。这些功能需要在会计信息系统完成，即所谓的归档功能。归档功能最好还具有定期删除已归档数据，以释放存储空间的功能。

　　电子会计资料归档过程中的有关要求可参照国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/18894-2002）；元数据项的要求参见档案行业标准《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46—2009）；归档时电子会计资料的封装格式可参见档案行业标准《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T48-2009）。为使归档后的电子会计档案长期可读，电子会计资料归档时的存储格式应选择有利于长期保存的格式，具体要求可参见档案行业标准《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47-2009）。

　　企业在购买、实施会计软件时，应充分听取本企业档案部门对于电子会计资料的归档范围、元数据项、归档后的存储位置、归档储存格式等方面的意见，使电子会计资料能够顺利归档。

　　第十四条 会计软件应当记录生成用户操作日志，确保日志的安全、完整，提供按操作人员、操作时间和操作内容查询日志的功能，并能以简单易懂的形式输出。

　　前面提到，用户操作日志是信息化带来的重要环境变量，也是工作规范制定中的重要考虑因素。在提高会计工作便利性、效率性的同时，日志就承担起更多的记录和还原核算过程的责任。

　　值得供应商关注的是，该条规定的日志功能，不是传统的系统日志概念，而是为会计监督服务的用户操作日志。两者的区别在于：前者主要供技术人员使用，而后者直接供会计监督人员使用；前者主要采用技术术语描述，而后者应当采用自然语言以及会计业务术语描述。具体来说，用户操作日志应当满足以下要求：

　　一是完整性。会计软件必须能保证日志记录的完整，将所有对会计核算结果可能形成影响的用户操作记录下来，包括对核算结果有直接影响的数据录入、修改、插入、删除，对核算工作所依赖的基础数据（如会计科目表、银行账户信息、辅助核算项目信息、人员信息）的维护。

　　二是安全性。会计软件应当采取技术手段，保证用户操作日志中的任何信息不被用户以任何手段修改和删除。

　　三是可查询性。用户操作日志必须提供对各类操作的查询，以便会计监督人员筛选出想要的信息。否则，庞大的记录数据就是信息垃圾，没有实用价值。查询应当可以按照操作人员姓名或者用户名、操作的时间范围、操作内容等各种条件分别或者组合进行。这里的操作，是业务层面的概念，例如，记账凭证的录入、修改，记账会计期间的打开、关闭，会计科目的增加，尚未记账凭证的删除，对凭证审核的取消等等。