备用金的管理制度
2013-01-17 15:21:55   来源：翰飞会计培训(www.hanfeikj.com)   评论：0 点击：

一、什么是备用金：

    备用金应指定专人负责管理，按照规定用途使用，不得转借给他人或挪作他用。预支备作差旅费、零星采购等用的备用金，一般按估计需用数额领取，支用后一次报销，多退少补。前账未清，不得继续预支。对于零星开支用的备用金，可实行定额备用金制度，即由指定的备用金负责人按照规定的数额领取，支用后按规定手续报销，补足原定额。实行定额备用金制度的单位，备用金领用部门支用备用金后，应根据各种费用凭证编制费用明细表，定期向财会部门报销，领回所支用的备用金。对于预支的备用金，拨付时可记入“备用金”（或“其他应收款”）科目的借方；报销和收回余款时记入该科目的贷方。在实行定额备用金制度的单位，除拨付、增加或减少备用金定额时通过“备用金”科目核算外，日常支用报销补足定额时，都必须通过该科目而将支用数直接记入有关成本类科目、费用类科目。备用金（国际上也称暂定金额）是企业、机关、事业单位或其他经济组织等拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用的款项。预支备作差旅费、零星采购等用的备作金，一般按估计需用数额领取，支用后一次报销，多退少补。对于零星开支用的备用金，可实行定额备用金制度，即由指定的备用金负责人按照规定的数额领取，支用后按规定手续报销，补足原定额。

二、备用金借支管理

　　（1）企业各部门填制“备用金借款单”，一方面财务部门核定其零星开支便于管理；另一方面，凭此单据支给现金。

　　（2）各部门零星备用金，一般不得超过规定数额，若遇特殊需要应由企业部门经理核准。

　　（3）各部门零星备用金借支应将取得的正式发票定期送到财务部门备用金管理人员（出纳员）手中，冲转借支额或补充备用金。

三、备用金保管

　　（1）备用金收支应设置“备用金”账户，并编制“收、支日报表”送交经理查看。

　　（2）备用金定期根据取得的发票编制备用金支出一览表，及时反映备用金支出情况。

　　（3）备用金账户应做到逐月结清。

　　（4）出纳人员应妥善保管各种与备用金相关的各种票据。

　　备用金的管理不论采用何种办法，都应严格备用金的预借、使用和报销的手续制度。

四、备用金预借、使用及报销流程

　　

五、备用金的会计核算

　　（1）预付及补充备用金时

　　借：其他应收款——备用金

　　　　贷：银行存款

　　（2）经审核报销时

　　借：制造费用、管理费用等

　　　　贷：其他应收款——备用金

　　（3）收回备用金余额时

　　借：库存现金

　　　　贷：其他应收款——备用金

六、定额和非定额的账务处理

         备用金的管理可采用非定额（一次性）管理和定额管理两种方式。非定额管理，是根据临时需要一次付给现金，使用后持有关原始凭证报销，报销时进行清算——多退少补；定额管理，是财会部门对经常使用备用金的部门核定定额，按定额拨付备用金，月底报销时补足现金，不清算，只要需要永远保留此定额。

　　1.非定额情况下的账务处理举例

　　例：某员工，经审批同意后，报销差旅费856元，冲销上月预支款900元，余款44元缴回现金。分录为：

　　借：库存现金 44

　　　　管理费用——差旅费 856

　　　　贷：其他应收款——曹军 900

　　如果实际发生差旅费920元，则分录为：

　　借：管理费用——差旅费 920

　　　　贷：其他应收款——曹军 900

　　　　　　库存现金 20

　　在非定额管理方式下，原借款全部冲掉；票是多少，费用就是多少；钱没花完出纳收回，花的超过借支的再给员工补上。

　　2.定额情况下的账务处理举例

　　例：某员工经审批通过后，报销办公用品费共440.89元，出纳以现金补足定额备用金，并在发票上加盖“现金付讫”章。实际工作中，应该附上购买前的请购单、报销时的报销单及发票。请购单、报销单中一定要有相关领导及经手人的签字。

　　借：管理费用等

　　　　贷：库存现金

　　定额管理方式下，不涉及其他应收款，不管花多少，都只涉及这两个账户，花多少补多少。