解析会计凭证的保管与装订方法
2014-07-19 10:54:29 来源：翰飞会计培训评论：0 点击：

如何对会计凭证进行保管，会计凭证的装订方法又是什么？

一、  会计凭证的保管：

     会计凭证是记录经济业务、明确经济责任、按一定格式编制的据以登记会计账簿的书面证明。记录经济业务的合法性与合理性，保证了会计记录的真实性，加强了经济责任制。

    《会计档案管理办法》规定：“当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年，期满之后原则上应由财务会计部门编制清册移交本单位的档案部门保管。”根据上述规定，会计档案的保管要求主要有：
　　1.会计档案的移交手续。财务会计部门在将会计档案移交本单位档案部门时，应按下列程序进行：
　　（1）开列清册，填写交接清单；
　　（2）在帐簿使用日期栏填写移交日期；
　　（3）交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。
　　2.会计档案的保管要求。
　　（1）会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材；
　　（2）采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞；
　　（3）会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀；
　　（4）会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿；
　　（5）设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；
　　（6）会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。
　　3.会计档案的借阅。
　　（1）会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准。
　　（2）外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续；单位内部人员借阅会计档案时，应经会计主管人员或单位领导人批准后，办理借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。
　　（3）借阅会计档案人员不得在案卷个乱画、标记，拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。
　　（4）借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。
　　4.会计档案的保管期限。各种会计档案的保管期限，按其特点可分为永久性和定期性两类。凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。定期保管期限分别为3年、5年、10年、15年、20年和25年6种。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，如：1996年度终了日为12月31日，保管期限按1997年元月1日开始计算。
　　为了全面反映会计档案情况，立档部门应设置“会计档案备查表”，及时记载会计档案的保存数、借阅数和归档数，做到心中有数、不出差错。

二、会计凭证的种类

会计凭证	原始凭证	按来源来分	外来原始凭证
			自制原始凭证
		按填制手续及内容划分	一次凭证
			累计凭证
			汇总凭证
		按格式划分	通用凭证
			专用凭证
	记帐凭证	按内容划分	收款凭证
			付款凭证
			转帐凭证
		按填制方式划分	复式凭证
			单式凭证

企业和其他组织会计档案保管期限表

序号	档案名称	保管期限	备注
一、	会计凭证类
1	原始凭证	15年
2	记账凭证	15年
3	汇总凭证	15年
二、	会计账薄类
4	总账	15年	包括日记总账
5	明细账	15年
6	日记账	15年	现金和银行存款日记账保管25年
7	固定资产卡片		固定资产报废清理后保管5年
8	辅助账薄	15年
三、	财务报告类
9	月、季度财务报告	3年	包括文字分析
10	年度财务报告（决算）	永久	包括文字分析
四、	其他类
11	会计移交清册	15年
12	会计档案保管清册	永久
13	会计档案销毁清册	永久
14	银行余额调节表	5年
15	银行对账单	5年

三、会计凭证的装订：

步骤/方法
会计凭证装订前的准备：
会计凭证装订前的准备，是指对会计凭证进行排序、粘贴和折叠。因为原始凭证的纸张面积
与记账凭证的纸张面积不可能全部一样，有时前者大于后者，有时前者小于后者，这就需要
会计人员在制作会计凭证时对原始凭证加以适当整理，以便下一步装订成册。对于纸张面积
大于记账凭证的原始凭证，可按记账凭证的面积尺寸，先自右向后，再自下向后两次折叠。
注意应把凭证的左上角或左侧面让出来，以便装订后，还可以展开查阅。
对于纸张面积过小的原始凭证，一般不能直接装订，可先按一定次序和类别排列，再粘在一
张同记账凭证大小相同的白纸上，粘贴时宜用胶水。证票应分张排列，同类、同金额的单据
尽量粘在一起；同时，在一旁注明张数和合计金额。如果是板状票证，可以将票面票底轻轻
撕开，厚纸板弃之不用。对于纸张面积略小于记账凭证的原始凭证，可先用回形针或大头针
别在记账凭证后面，待装订时再抽去回形针或大头针。有的原始凭证不仅面积大，而且数量
多，可以单独装订，如工资单、耗料单等，但在记账凭证上应注明保管地点。原始凭证附在
记账凭证后面的顺序应与记账凭证所记载的内容顺序一致，不应按原始凭证的面积大小来排
序。会计凭证经过上述的加工整理之后，就可以装订了。
会计凭证的装订方法
会计凭证的装订是指把定期整理完毕的会计凭证按照编号顺序，外加封面、封底，装订成册
，并在装订线上加贴封签。在封面上，应写明单位名称、年度、月份、记账凭证的种类、起
讫日期、起讫号数，以及记账凭证和原始凭证的张数，并在封签处加盖会计主管的骑缝图章
。如果采用单式记账凭证，在整理装订凭证时，必须保持会计分录的完整。为此，应按凭证
号码顺序还原装订成册，不得按科目归类装订。对各种重要的原始单据，以及各种需要随时
查阅和退回的单据，应另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注
明日期和编号。
汇总装订后的会计凭证封面如表所示：会计凭证封面凭证种类：XX年度本月共册之第册本册
号数：自号起至号本册日期：自月日起至月日止单位名称：会计主管：会计：装订：会计凭
证装订的要求是既美观大方又便于翻阅，所以在装订时要先设计好装订册数及每册的厚度。
一般来说，一本凭证，厚度以1．5至2．ocm为宜，太厚了不便于翻阅核查，太薄了又不利于
戳立放置。凭证装订册数可根据凭证多少来定，原则上以月份为单位装订，每月订成一册或
若干册。有些单位业务量小，凭证不多，把若干个月份的凭证合并订成一册就可以，只要在
凭证封面注明本册所含的凭证月份即可。
为了使装订成册的会计凭证外形美观，在装订时要考虑到凭证的整齐均匀，特别是装订线的
位置，如果太薄时可用纸折一些三角形纸条，均匀地垫在此处，以保证它的厚度与凭证中间
的厚度一致。
有些会计在装订会计凭证时采用角订法：装订起来简单易行，这也很不错。它的具体操作步
骤如下：
(1)将凭证封面和封底裁开，分别附在凭证前面和后面，再拿一张质地相同的纸(可以再找一
张凭证封皮，裁下一半用，另一半为订下一本凭证备用)放在封面上角，做护角线。
(2)在凭证的左上角画一边长为5厘米的等腰三角形，用夹子夹住，用装订机在底线上分布均
匀地打两个眼儿。
(3)用大针引线绳穿过两个眼儿。如果没有针，可以将回形别针顺直，然后将两端折向同一个
方向，将线绳从中间穿过并夹紧，即可把线引过来，因为一般装订机打出的眼儿是可以穿过
的。
会计凭证的装订图

(4)在凭证的背面打线结。线绳最好在凭证中端系上。
(5)将护角向左上侧折，并将一侧剪开至凭证的左上角，然后抹上胶水。
(6)向后折叠，并将侧面和背面的线绳扣粘死。
(7)待晾干后，在凭证本的脊背上面写上“某年某月第几册共几册的字样。装订人在装订线封签处签名或者盖章。现金凭证、银行凭证和转账凭证最好依次顺序编号，一个月从头编一次序号，如果单位的凭证少，可以全年顺序编号。
会计凭证的装订

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