用友财务软件年终反结账要注意哪些问题
2013-01-07 16:34:36   来源：互联网   评论：0 点击：

一、用友：固定资产年终反结账
 
　　1.当下年年初已进行了期初建账后，上年再不允许反结账。
 
　　2.结账必须按月份顺序从前向后进行。反结账必须按月份顺序从后向前进行。
 
　　3.上月未结账，则本月不能记账，但可以填制、审核凭证。
 
　　4.本月还有未记账凭证时，则本月不能结账。已结账月份不能再填制凭证。
 
　　5.若总账与明细账对账不符，则不能结账。
 
　　6.若系统参数"是否允许反结账"选择了“否”，则不允许进行反结账。
 
 
二、用友软件三个操作小技巧
 
　　1、按F5键，生成新凭证，填制完毕，再按F5，可保存目前的内容并生成下一张新凭证，免去了用鼠标点击“增加”、“保存”两个按钮的麻烦，轻松完成凭证的保存与增加。
 
　　2、按F4键，调用常用凭证。通行费收入、通行费拆账、发工资、计提工会费等常用或者科目较多的凭证，在制单过程中生成常用凭证，清除金额，在需用时按F4键调用，输入新金额，避免了重复劳动，提高了工作效率。
 
　　3、妙用“Tab”,“Space”，“=”键。在填制凭证页面用“Tab”键，快速移动鼠标，更改日期、凭证张数、摘要等内容；按“Space”键，让数字在借方金额、贷方金额栏进行移动；当分录为多借一贷时，在贷方金额栏按“=”键，贷方自动出现合计数，常用于通行费收入凭证。
 
三、用友：如何设置项目档案
 
　　增加项目大类：增加——>在"新项目大类名称"栏输入大类名称——>屏幕显示向导界面——>修改项目级次
 
　　指定核算科目：核算科目——>【待选科目】栏中系统列示了所有设置为项目核算的会计科目——>选中待选科目——>点击传送箭头到已选科目栏中——>确定
 
　　项目分类定义：项目分类定义——>增加——>输入分类编码、名称——>确定
 
　　增加项目目录：项目目录——>右下角维护——>项目目录维护界面——>增加——>输入项目编号、名称，选择分类——>输入完毕退出
 
四、EXCEL2003：巧妙移动表格行
 
　　在编辑表格时，有时需要调整表格行的位置。下面介绍两个比较实用的方法，假设要把工作表的第9行移到到第5行，操作如下：
 
　　方法1：选中第9行，把鼠标指向第9行的上边缘，当指针变为双十字箭头（这是移动指针的形状）时，按住“shfit”键，同时按住左键向上拖动鼠标。如果 是要向下移动，请向下拖动鼠标。在拖动过程中，会出现一条虚线，当虚线到达第5行上边缘时，屏幕上出现“5：5”的提示。此时，松开鼠标左键，即可完成行 移动。
 
　　方法2：将插入点置于第9行的任意一个单元格内。按住“alt+shift”组合键，然后按“↑”键可使该行在表格内向上移动，按“↓”键可使该行向下移动。
 
 
五、excel不用等号输入算式
 
　　如果你在Excel工作表中需要输入大量的诸如“3+7+9”之类的算式，而且要求单元格中显示其计算结果，于是你在每个算式前都得键入一个等号“=”,确实稍嫌麻烦。在此，告诉你一个方法，让你可以省去这个等号的输入过程，该方法是：
 
　　1.单击“工具”菜单中的“选项”命令，系统弹出“选项”对话框。
 
　　2.单击“1-2-3的帮助”选项卡，选中“转换Lotus1-2-3公式”复选框。
 
　　3.单击“确定”按钮。
 
　　之后，当你在单元格内键入“3+7+9”后，系统便把其当作算式处理，并计算出其结果。当然，如果你本意就是要在单元格中输入 “3+7+9”,那么请在输入前加上一个单引号，即需要输入“3+7+9”。此外，还请注意：如上设置仅适用于全部为数字的算式，如果要输入包含单元格引用的公式，还请在公式前键入等号“=”。
 
 
六、Word2007文档中嵌入Excel“活”表格
 
　　由于Word表格的计算功能不够强，所以有不少用户都是先用Excel处理表格，然后再复制到Word文档之中。这样做的麻烦之处在于，如果表格有变化，就又得重复用Excel编辑，然后复制到Word文档中的过程。而且，如果上次编辑的Excel表格被删除了，就更加恼人。该怎么办呢？以下我们以Word2007为例介绍将Excel“活”表格插入到Word文档中的两种方法。
 
　　方法一：从Excel文件插入嵌入对象或链接对象
 
　　如果你已经用Excel编辑好了表格，那么请按下述步骤将其插入到Word文档中：
 
　　1.同时打开Word文档和要从中创建链接对象或嵌入对象的数据所在的Excel工作表。
 
　　2.切换到Excel，然后选择所需的整个工作表、单元格区域或图表。
 
　　3.按“Ctrl+C”组合键。
 
　　4.切换到Word文档，然后单击要显示信息的位置。
 
　　5.在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“粘贴”下的箭头，然后单击“选择性粘贴”。
 
　　6.在“形式”列表中，选择“Microsoft Office Excel工作表对象”。
 
　　7.如果希望插入嵌入的对象，请单击“粘贴”；如果插入链接对象，请单击“粘贴链接”。
 
　　8.单击“确定”按钮。
 
　　方法二：在Word文档内创建新Excel工作表
 
　　如果尚未将需要的表格用Excel编辑好，那么可以在Word文档内创建新工作表，具体操作如下：
 
　　1.在Word文档中要创建工作表的位置放置插入点。
 
　　2.在“插入”选项卡上的“表格”组中，单击“表格”，然后单击“Excel电子表格”。
 
　　3.将Excel工作表作为嵌入对象插入到文档中，你就可以在工作表中填入所需的信息了。
 
　　在Word文档嵌入Excel工作表对象时，如果修改源Excel文件，Word文件中的信息不会相应更改。嵌入的对象会成为Word文件的一部分，并且在插入后就不再是源文件的组成部分。
 
　　由于信息完全包含在一个Word文档中，因此，当你不想让信息反映源文件中的更改时，或者不想让文档收件人考虑对链接信息的更新时，适合使用嵌入。在Word文档链接Excel工作表对象时，如果修改源文件，则会更新信息。链接数据存储在源文件中。Word文件或目标文件只存储源文件的位置，并显示链接数据。如果担心文件的大小，则可使用链接对象。如果要包含单独维护的信息，例如由其他部门收集的数据，并且需要让该信息在Word文档中保持最新，那么也适合使用链接。
 
 
七、用Excel绘制函数图像
 
　　函数图像能直观地反映函数的性质，用手工方法来绘制函数图像效果不太好，而用Excel绘制函数图像非常简便，所作图像非常标准、漂亮，具体方法如下：
 
　　Ａ、首先打开电子表格的操作窗口，然后用鼠标选择菜单栏中的“新建”命令，这时屏幕上会出现一个空白的电子表格；
 
　　Ｂ、然后在A列的A1格输入“X=”，表明这是自变量，再在A列的A2及以后的格内逐次从小到大输入自变量的各个值；实际输入的时候，通常应用等差数列输入法，先输入前三个值，定出自变量中数与数的距离，然后点击A2格，按住鼠标拖到A4格选中这三项，使这三项变成一个黑色矩形，再用鼠标指向这黑色矩形的右下角的小方块，当光标变成“＋”后，按住鼠标拖动光标到适当的位置，就完成自变量的输入；
 
　　Ｃ、接着在B列的B1格输入函数式y=f(x)的一般函数表达式，如y=1/x；也可在点击工具栏上的函数图标“fx”后，在出现的不同函数列表的选项中选择需要的一种；输入结束后，点击函数输入对话框旁的勾号，B2格内马上得出了计算的结果。这时，再选中B2格，让光标指向B2矩形右下角的方框，当光标变成“＋”时按住光标沿B列拖动到适当的位置即完成函数值的计算。注意一定要把该函数中自变量x的位置输入前面A列自变量的绝对位置A2格，这样下面计算的时候才会对不同的自变量进行计算；
 
八、会计电算化凭证录入技巧
 
　　业务摘要输入
 
　　凭证输入中有许多常用会计词汇，而不少会计软件提供了用户级的词汇库，可将常用词汇预先存储起来，并配以自定义的代码，输入凭证时调用自定义词汇，可提高输入速度。如金蝶软件提供两种快速复制摘要的功能，在下一行中按“……”可复制上一条摘要，按“//”可复制第一条摘要。同时，系统还设计了摘要库，在录入凭证过程中，当光标定位于摘要栏时，按F7或单击「获取」按钮，即可调出凭证摘要库。选择所需的摘要即可，在这个窗口中，您还可以新增、删除或引入摘要。
 
　　科目代码输入
 
　　许多会计软件的科目代码表都能模糊快速定位，会计人员记不准确的科目多为明细科目，其所属总账科目或上级科目一般较明确，输入此类科目时，只输入到其上级科目的代码，由于系统只能接受最明细的科目，此时将打开科目代码表，并指向刚输入的上级科目，所要查找的明细科目应就在附近，省去多余的翻页查找操作。会计科目获取按F7或用鼠标单击窗口中的「获取」按钮，可调出会计科目代码。
 
　　业务金额输入
 
　　在输入完多贷或多借的分录后，输入一贷或一借分录的金额时可参照合计栏中的金额输入，省去人工计算合计的麻烦，像用友(安易)等大多数商品软件还提供了自动获取金额的功能键。如金蝶软件对已录入的金额转换方向，按“空格”键即可；若要输入负金额，在录入数字后再输入“-”号即可；金额借贷自动平衡———“CTR+F7”；凭证保存———F8。
 
　　会计分录编制
 
　　会计分录尽可能细。在编制记账凭证时，应尽可能地详细，甚至可以每张原始凭证编制一条分录，摘要也应详细说明。冲减收入或费用以红字或负数反映。在输入收入和费用类科目的记账凭证时，如果发生额的方向与该类科目余额方向相反，如冲减收入或费用，应将金额以红字或负数方式输入到与该类科目的余额相同的方向，收入类为贷方，费用类为借方。
 
　　改错更正
 
　　发生错账，如果是当月的未登记账凭证，可直接修改，如果是已登账甚至以前月份的记账凭证，可冲销错误凭证，然后重新填制正确的记账凭证。有不少会计核算软件还提供反记账、反结账的功能，反结账功能可将会计期间推前，然后将未结账的记账凭证用反记账功能返回到未记账状态，再加以修改。
 
九、演示PPT精彩的四个要素
 
　　在实际工作中，很多朋友都发现使用PPT很难达到自己期望的理想效果，做出来的PPT“不好用”、“不好看”，甚至“看不懂”。而时下各种培训、教材，内容大多留于PPT软件功能，根本无法解决这些问题。在我看来，做好一个PPT其实必须具备的是以下四个要素。
 
　　一、目标明确
 
　　在商务活动中，做PPT通常是为了追求简洁明朗的表达效果，以便有效辅助沟通。但是PPT也有局限性。不了解这些局限，在PPT里面书写长篇文字报告，绘制复杂表格——这种“超能”的PPT，不仅制作过程痛苦，而且最终结果通常是“根本看不懂！” 那么PPT的特长和局限分别是什么？我注意到外企员工言谈当中，常用英文“Presentation”来代替这个意义模糊的“PPT”。我查了查，发现维基百科词典上对“Presentation”的解释，恰好说出了它的目的、能力特长和局限——只能面向一类观众，演示一个话题内容，只能表达关键要点，达到留下深刻印象的目的。牢记这几点，那我们做PPT的时候，就自然会比较“收敛”，也容易确定一个更合理的目标。这样就不会再洋洋洒洒做出六七十页，企图在一个文件里面讨论好几个复杂问题了。
 
　　二、形式合理
 
　　微软给PPT文件起了个中文名字：演示文档。顾名思义就知道它的用法了。但实际上PPT文件有两种主要用法。一是辅助现场演讲的演示，二是直接发送给受众自己阅读。要保证达到理想的效果，就必须针对不同的用法选用合理的形式。考虑配合演讲或直接阅读时受众的感受，做相应的细节处理。
 
　　演讲现场用的PPT，就要全力服务于演讲。多用图表图示，少用文字。这样让观众可以一边看，一边听你讲。演讲、演示相得益彰，效果是最好的。这种情况下适当的运用特效、动画等功能，可以帮助你控制演讲的节奏，也可以让演示效果丰富多彩，有利于活跃演讲气氛。
 
　　直接送去给别人阅读的PPT，则必须添加尽可能简洁但描述清晰的文字，以代替你的演讲，引领读者理解你的思路。整个PPT和其中的每一页幻灯片都要具备很清晰的阅读顺序，逻辑性要求更高。这样才能保证受众独自阅读PPT就能“跟着你走”，理解你的意思。
 
　　而在这种PPT里面使用特效、动画就必须非常谨慎了。因为这些特效可能会让阅读者点鼠标点得手指发酸，更可能让PPT文件体积暴增，很难通过网络发送。
 
　　三、逻辑清晰
 
　　如前文所述，“简洁”正是PPT能在“时间就是金钱”的商业活动中广泛流行的原因。但为了追求简洁，我们很容易无意识地删减了一些要点，受众就“看不懂”。想保证要点齐全，就要建立清晰、严谨的逻辑。有两种方法是非常有效的。
 
　　一是遵循幻灯片的结构逻辑。
 
　　通常一个PPT文件包含几十张幻灯片，不仅要包含封面页、结束页和内容页，还必须有紧跟封面页的目录页来展示整个PPT的内容结构。必须有章节页（各章节的封面）把不同阶段的内容划分开，并呼应目录，保障整体连贯。结束页之前，还要有总结页，引领受众回顾要点，切实留下深刻印象。每一个内容页，也必须严格遵守大标题、小标题、正文、注释……这样的内容层级结构。而且结构层次不宜太多，关系要么并列，要么递进。否则，不仅阅读者会看晕，很可能你演讲时自己都会讲晕。
 
　　二是运用常见的分析法图表。
 
　　当我们确实有一些避不开的复杂问题需要带领听众共同分析时，这个办法非常实用。商业场合常见的SWOT分析图、矩阵分析图等，可以帮助我们排除情绪干扰，理清思路，分析利害，寻找解决方案。采用这类图表，就好像在算帐时掏出了计算器。演讲者表述更方便，听讲者也很容易理解相信。
 
　　四、美观大方
 
　　演示就要“漂亮”。这是很多朋友做PPT时的想法。但我想这要求可能太高了。日常生活中善于穿着打扮的人始终是少数。同样，能具备足够的美学修养，把PPT做到“漂亮”的人也很少。大家追求“漂亮”，结果却往往是画虎不成反类犬，得不偿失。
 
　　其实不必追求“漂亮”，只要美观大方就行了。
 
　　Office软件的调色板里面有“标准色”，其实就是一套最容易为大众所接受的颜色。这就好像西装革履，可能不会耀眼夺目，但绝对美观大方。选用搭配色彩时，则可以参考 Office的“配色方案”。同一个“配色方案”里面，差别较大的颜色适合用来标示不同内容。相近的颜色用来区分相近内容（如标题用黑色，副标题用灰色）。
 
　　如果你觉得自己“审美疲劳”比较严重，那么，根据你要做的PPT内容主题，参考类似主题的PPT、印刷品、广告、网页，也是一个很快捷的方法。但是切记：大多数优秀的布局、配色都是整套方案，要么仿学一页完整布局，要么借鉴整体配色。东取一点西扔一点，则很容易搞得不伦不类，适得其反。
 
　　如果你觉得自己根本没有“艺术细胞”，那就不要在这方面浪费时间。找出你们公司的信纸，这通常就是最简洁明快、美观大方的模版！
 
　　个人认为，把握好上述的四个要素，做出来的PPT就能基本满足商业场合的需要。
 
十、同时改变Excel多个行的行高
 
　　我们知道，通过拖动行或列间的分界线可以改变行高或列宽，但怎样同时改变几行或几列的高度或宽度呢？
 
　　我们以改变行高为例，先选中要改变行高的列，按下Shift键再单击行标题头，可以选定连续的多行（如果要选中多个不连续行，可以按下Ctrl键）。选中多列后，拖动任意一个被选中的行标题间的分界线，到适当高度释放鼠标，所有被选中的行高都改变了。
 
　　我们也可以精确地改变行高：选中多行后，单击“格式”菜单，选择“行”中的“行高”命令，设置行高为20，单击“确定”，行高都被设置为20了。
 
　　同样道理，我们可以通过拖动或精确设置的方法改变多列的列宽
 
 
十一、Excel表格中关于序号处理的五则技巧
 
　　在Excel中制作表格经常需要输入序号，在实际的应用中，序号的种类有很多，有些还需要用特殊符号来表示，甚至是自动输入和调整序号，下面就来介绍几个关于序号的小技巧。
 
　　快速输入序号
 
　　在Excel中我们可以快速的输入一些常用的序号，如一、二……甲、乙……一月、二月……
 
　　先输入序号的开头二个，接着选中这二个序号所在的单元格，把鼠标移到第二个序号的右下角会发现鼠标指针呈十字状形状，这时按住鼠标左键拖拽到输入序号的最后一个单元格，松开鼠标就会发现序号已经自动输入了。
 
　　自定义特殊序号
 
　　如果想让一些特殊的序号也能像上面一样进行自动填充的话，那可以把这些特殊序号加入到自定义序列中。
 
　　点击菜单“工具” “选项”，在弹出的对话框中点击“自定义序列”标签，接着在右面输入自定义的序号，如“A、B、C……”，完成后点击“添加”按钮，再点击“确定”按钮就可以了。
 
　　设置好自定义的序号后，我们就可以使用上面的方法先输入头二个序号，然后再选中输入序号的单元格，拖拽到序号的最后一个单元格就可以自动填充了。
 
　　自动输入序号
 
　　Word中有个自动输入序号的功能，其实在Excel中也有这个功能，可以使用函数来实现。点击A2单元格输入公式：=IF(B2="","",COUNTA($B$2:B2))，然后把鼠标移到A2单元格的右下方，鼠标就会变成十字形状，按住拖拽填充到A列下面的单元格中，这样我们在B列输入内容时，A列中就会自动输入序号了。
 
　　快速输入复杂序号
 
　　有时候我们需要输入一些比较长的产品序号，如493948830001、493948830002、493948830003……，前面的数字都是一样的，只是后面的按照序号进行变化。对于这样的序号我们也可以进行快速输入。
 
　　选中要输入这些复杂序号的单元格，接着点击菜单“格式” “单元格”，在弹出的对话框中点击“数字”标签，在分类下选择“自定义”，然后输入“"49394883"0000”完成后点击“确定”按钮。
 
　　以后只要在选中的单元格中输入1、2、3……序号时，就会自动变成设置的复杂序号了。
 
　　自动调整序号
 
　　有时候我们需要把部分行隐藏起来进行打印，结果却会发现序号不连续了，这时就需要让序号自动调整。
 
　　在A2单元格输入公式：=SUBTOTAL(103,$B$2:B2)，然后用上面介绍的方法拖拽到A列下面的单元格，这样就会自动调整序号了。
 
十二、Excel图表制作方法介绍
 
　　图表可以用来表现数据间的某种相对关系，在常规状态下我们一般运用柱形图比较数据间的多少关系；用折线图反映数据间的趋势关系；用饼图表现数据间的比例分配关系。运用Excel 的图表制作可以生成多种类型的图表，下面以柱形图、折线图、饼图三种类型为例，分别介绍其制作方法。
 
　　柱形图
 
　　1.点击“开始→程序→Mi-crosoft Excel”，进入Excel 工作界面，先制作统计表格，并拖拉选取要生成图表的数据区。
 
　　2.单击“插入”工具栏中的“图表”，显示图表向导第一步骤——图表类型对话框，选择图表类型为柱形图，单击“下一步”。
 
　　3. 进入图表向导第二步骤——图表数据源，根据需要选择系列产生在行或列，单击“下一步”。
 
　　4. 进入图表向导第三步骤——图表选项，此时有一组选项标签，用来确定生成的图表中需要显示的信息（如图表标题、轴标题、网格线等，可根据个人生成图表的需要选择）。
 
　　5.通常直接单击“下一步”进入图表向导第四步骤——图表位置，在默认状态下，程序会将生成的图表嵌入当前工作表单中。如果希望图表与表格工作区分开，选择新工作表项，在图表位置输入新表单的名称。
 
　　6.如果以上各步骤的操作发生错误，可按“上一步”按钮返回重新选择，完成图表向导第4 步骤操作后，如没有错误，单击“完成”按钮，就生成了比较数据的柱形图。
 
　　折线图
 
　　在最终生成的柱形图中，用鼠标右键单击图区域，显示命令列表，从中选择图表类型选项，显示图表类型对话框，从对话框中选择折线图，单击“确定”按钮后就生成了反映数据趋势的折线图。
 
　　饼图
 
　　同折线图的生成步骤基本一样，只要从“图表类型”对话框中选择“饼图”，单击“确定”按钮，就能生成反映数据比例分配的饼图。
 
　　注意：在图表的制作过程中、制作完成后均有很多种修饰项目，可根据自己的爱好和需要，按照提示，选择满意的背景、色彩、子图表、字体等修饰图表。
 
十三、在excel中如何处理小数尾数误差
　　当表格中某列数值只显示到几位小数时，最后的合计数往往会有误差。用Round函数可以解决这一问题，可很多人没有接触过Round函数，还有没有更简单的办法呢？　　当然有。
　　点击工具——选项——重新计算，把“以显示精度为准”前面的方块打上√就OK了。
　　
 
十四、excel怎么计算现值
 
　　在Excel中，计算现值的函数是PV，其语法格式为：PV（rate,nper,pmt,fv , type）。其中：参数rate 为各期利率，参数nper 为投资期（或付款期）数，参数pmt 为各期支付的金额。省略pmt参数就不能省略fv 参数；fv 参数为未来值，省略fv 参数即假设其值为0，也就是一笔贷款的未来值为零，此时不能省略pmt 参数。type 参数值为1 或0，用以指定付款时间是在期初还是在期末，如果省略type 则假设值为0，即默认付款时间在期末。
 
　　【案例1】计算复利现值。某企业计划在5 年后获得一笔资金1000000元，假设年投资报酬率为10%，问现在应该一次性地投入多少资金？
 
　　在Excel工作表的单元格中录入：= PV（10%,5 ,0 ,- 1000000），回车确认，结果自动显示为620921.32元。
 
　　【案例2】计算普通年金现值。购买一项基金，购买成本为80000 元，该基金可以在以后20 年内于每月月末回报600元。若要求的最低年回报率为8%，问投资该项基金是否合算？
 
　　在Excel 工作表的单元格中录入：=PV（8%/ 12,12* 20,- 600），回车确认，结果自动显示为71732.58 元。71732.58元为应该投资金额，如果实际购买成本要80000元，那么投资该项基金是不合算的。
 
　　【案例3】计算预付年金现值。有一笔5 年期分期付款购买设备的业务，每年年初付500000元，银行实际年利率为6%。问该项业务分期付款总额相当于现在一次性支付多少价款？
 
　　在Excel 工作表的单元格中录入：=PV（6%,5,- 500000,0,1），回车确认，结果自动显示为2232552.81元。即该项业务分期付款总额相当于现在一次性支付2232552.81元。

你可能还喜欢：用友软件怎么进行备份数据