会计账簿理论基础知识 第四节
2012-11-19 17:09:06   来源：翰飞会计培训(www.hanfeikj.com)   评论：0 点击：

为了保证账簿记录的合法性和账簿所记录资料的完整性，保证会计核算工作的质量，明确记账责任，必须按照一定的规则启用账簿。

　　1.启用新的会计账簿，应当在账簿的封面上写上单位名称和该账簿的名称

　　2.填写账簿扉页上的“账簿使用登记表”

　　账簿使用登记表的内容包括：启用日期、账簿页数（如果是活页账则是在装订成册后填写）、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名等，并加盖单位公章和法人名章。如果有更换记账人员时，要在“账簿使用登记表”上注明交接日期、移交人员、接管人员和监交人员姓名，并由交接双方签名或者盖章，以明确经管人员的责任，加强经管人员的责任感，维护会计账簿的记录的严肃性。

　　3.账簿第一页应设置科目索引，内容包括账户名称、各账户的页数。

　　4.应用订本式和活页式账簿的要求

　　使用订本式账簿时，因为已经编定了页数，登记时应当顺序使用，不可跳页使用；而使用活页式账簿时，先要按照科目的顺序填写账户，于年度终了时，抽出空白未使用的账页后，在进行顺序编号。

四、登记会计账簿的基本要求：

 依据《会计基础工作规范》第六十条规定（以下简称《规范》），登记会计帐簿的基本要求是：    

    (1)准确完整。 “登记会计帐簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入帐内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。”每一项会计事项，一方面要记入有关的总帐，另一方面要记入该总帐所属的明细帐。帐簿记录中的日期，应该填写记帐凭证上的日期；以自制的原始凭证，如收料单、领料单等，作为记帐依据的，帐簿记录中的日期应按有关自制凭证上的日期填列。 

    登记帐簿要及时，但对各种帐簿的登记间隔应该多长，《规范》未作统一规定。一般说来，这要看本单位所采用的具体会计核算形式而定。    

    (2)注明记帐符号。 “登记完毕后，要在记帐凭证上签名或者盖章，并注明已经登帐的符号，表示已经记帐。”在记帐凭证上设有专门的栏目供注明记帐的符号，以免发生重记或漏记。     

    (3)书写留空。“帐簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格，不要写满格，一般应占格距的二分之一。”这样，在一旦发生登记错误时，能比较容易地进行更正，同时也方便查帐工作。  

    (4)正常记帐使用蓝黑墨水。 “登记帐簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔(银行的复写账簿除外)或者铅笔书写。”在会计上，数字的颜色是重要的语素之一，它同数字和文字一起传达出会计信息。如同数字和文字错误会表达错误的信息，书写墨水的颜色用错了，其导致的概念混乱也不亚于数字和文字错误。     

    (5)特殊记帐使用红墨水。 “下列情况，可以用红色墨水记帐：1．按照红字冲帐的记帐凭证，冲销错误记录；2．在不设借贷等栏的多栏式帐页中，登记减少数；3．在三栏式帐户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额；4．根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。”    

    在这几种情况下使用红色墨水记帐是会计工作中的惯例。财政部会计司编辑的《会计制度补充规定及问题解答(第一辑)》，在解答“应交税金——应交增值税”明细帐户的设置方法时，对使用红色墨水登记的情况作了一系列较为详尽的说明：在“进项税额”专栏中用红字登记退回所购货物应冲销的进项税额；在“已交税金”专栏中用红字登记退回多交的增值税额；在“销项税额”专栏中用红字登记退回销售货物应冲销的销项税额，以及在“出口退税”专栏中用红字登记出口货物办理退税后发生退货或者退关而补交已退的税款。    

    (6)顺序连续登记。 “各种帐簿按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销，或者注明‘此行空白’、‘此页空白’字样，并由记帐人员签名或者盖章。”这对堵塞在帐簿登记中可能出现的漏洞，是十分必要的防范措施。     

    (7)结出余额。 “凡需要结出余额的帐户，结出余额后，应当在‘借或贷’等栏内写明‘借’或者‘贷’等字样。没有余额的帐户，应当在‘借或贷’等栏内写‘平’字，并在余额栏内用‘0’表示。现金日记帐和银行存款日记帐必须逐日结出余额。”一般说来，对于没有余额的帐户，在余额栏内标注的‘0’应当放在“元”位。    

    (8)过次承前。 “每一帐页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，井在摘要栏内注明‘过次页’和‘承前页’字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明‘承前页’字样。”也就是说，“过次页”和“承前页”的方法有两种：一是在本页最后一行内结出发生额合计数及余额，然后过次页并在次页第一行承前页；二是只在次页第一行承前页写出发生额合计数及余额，不在上页最后一行结出发生额合计数及余额后过次页。    

    (9)定期打印。 《规范》第六十一条对实行会计电算化的单位提出了打印上的要求：“实行会计电算化的单位，总帐和明细帐应当定期打印”；“发生收款和付款业务的，在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打印出现金日记帐和银行存款日记帐，并与库存现金核对无误。”因为在以机器或其他磁性介质储存的状态下，各种资料或数据的直观性不强，而且信息处理的过程不明，不便于进行某些会计操作和进行内部或外部审计，对会计信息的安全和完整也不利。

五、会计账簿的更换：

总账、日记账必须每年换一次,绝大多数明细帐也应每年换一次，但固定资产明细帐，低值易耗品明细帐可连续使用，在更换新帐时，应将上年度余额直接计入新年度启用的有关帐户中去，在新帐第一行余额栏内填上上年结转的余额，摘要栏注明“上年结转”。